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A importância do Controle de Informação Documentada

Durante o fim de julho e a primeira semana de agosto, a Energy Systen promoveu uma campanha interna de conscientização dos colaboradores sobre a importância do Controle de Informação Documentada do Sistema de Gestão da Saúde e Segurança Ocupacional (SGSSO) e quais documentos compõem o SGSSO.

Nos quase 20 dias de campanha, foram produzidos materiais gráficos informativos e vídeos, enviados por WhatsApp, arquivos de tutorial ensinando como acessar, e também postagem nas redes sociais. O incentivo à participação veio por meio de um quiz, de perguntas e respostas, com a distribuição de prêmios aos três respondentes com maior pontuação final.

Mas, o que é o Controle de Informação Documentada?

Esse controle é responsável por registrar as informações, de forma organizada, que garantam correto funcionamento do sistema de gestão.

Esse controle estabelece as diretrizes para elaboração, revisão, aprovação, distribuição, controle e arquivo dos documentos e registros do SGSSO. Ou seja, ele é muito importante porque norteia todo o trabalho da empresa.

O acesso a esses documentos é de suma importância, pois os colaboradores precisam conhecer os registros, usá-los como guia e no dia a dia, além de estarem aptos a participarem como voz ativa na tomada de decisões, levando sugestões de melhorias. Ou seja, eles não podem ser só uma pilha de papéis!

Por isso, na Energy Systen os documentos estão disponíveis para todos os colaboradores em ambiente virtual. Quem está em campo, pode ainda acessar um caderno, de cópia controlada, para consulta.

A campanha, embora tenha chegado ao fim, deve permanecer como assunto cotidiano entre a equipe da Energy Systen, com o apoio de todos os colaboradores.